Vous démarrez votre activité ? Il faut trouver des clients, honorer les commandes et suivre les règlements. Vous devez aussi établir vos factures, tenir un livre des recettes et déclarer votre chiffre d’affaires. La comptabilité est allégée sous le régime de la micro-entreprise, mais chaque encaissement doit pouvoir être justifié. De l’immatriculation aux déclarations, voici les démarches à prévoir pendant votre première année et quelques conseils pour les organiser au quotidien.
Mettez en place votre suivi administratif dès le démarrage
L’immatriculation s’effectue en ligne sur le guichet unique des formalités. Une fois le dossier déposé, conservez le récépissé, puis l’attestation délivrée après validation. Vos factures doivent indiquer vos coordonnées et votre numéro Siren. Les mentions concernant la TVA varient selon votre régime fiscal.
Pour réunir facturation, livre des recettes et déclaration Urssaf, vous pouvez utiliser un service comme abby.fr. Vérifiez les fonctions comprises dans l’offre choisie et les possibilités d’export. Vous devez pouvoir récupérer vos fichiers si vous changez de logiciel ou les transmettre à un expert-comptable qui vous accompagne.
Le choix de la micro-entreprise plutôt que du portage salarial implique de gérer vous-même ces démarches.
Vérifiez vos factures avant de les envoyer
Une facture est obligatoire pour toute vente ou prestation à un client professionnel. Votre document doit notamment comporter :
- vos nom et prénom, la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI », votre adresse et votre numéro Siren ;
- le nom et l’adresse du client, ainsi que l’adresse de facturation si elle diffère ;
- la date d’émission et le numéro de la facture ;
- la date de livraison ou de réalisation de la prestation ;
- la désignation des produits ou services, les quantités, les prix unitaires et les totaux hors taxes et toutes taxes comprises ;
- la TVA ou la mention de franchise en base applicable à votre situation.
La numérotation doit suivre une séquence chronologique continue, avec un numéro unique par facture. Indiquez aussi les conditions de paiement, le taux des pénalités de retard et la mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Une omission vous expose à des sanctions et peut retarder le règlement. L’emploi d’un logiciel dispense de saisir certaines données, mais la relecture est utile pour contrôler l’identité du destinataire et les montants. Après émission, une erreur se traite avec un document de correction, par exemple une facture rectificative ou un avoir.
Enregistrez vos recettes au fil des encaissements
Le livre des recettes recense les paiements reçus. Une prestation facturée en mars, mais réglée en avril, entre dans les recettes d’avril. La date d’encaissement détermine la période à déclarer.
Chaque inscription comprend la date, le montant, l’origine de la recette, le mode de paiement et la référence du justificatif. L’identité du client permet de rattacher la somme à la vente ou à la mission concernée.
Le relevé bancaire sert à contrôler ce suivi. Il contient d’autres mouvements : un virement depuis votre compte personnel, par exemple, n’est pas une recette professionnelle.
Rapprochez les versements de leurs justificatifs et vérifiez les éventuels paiements en espèces. Une liste séparée des factures encore impayées servira aux relances. Attendre la prochaine déclaration pour tout reprendre augmente le risque d’oublier une opération.
Les factures, les justificatifs et le livre des recettes se conservent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Selon votre activité et votre régime de TVA, un registre des achats est également nécessaire. Une copie de sauvegarde sur un support distinct protège vos archives en cas de panne de l’ordinateur.
Anticipez vos déclarations de chiffre d’affaires
Les montants déclarés servent au calcul de vos cotisations sociales.
Repérez votre première échéance
La première déclaration suit un calendrier spécifique, lié à votre date de début d’activité et au rythme mensuel ou trimestriel choisi. Dès l’ouverture de votre espace Urssaf, relevez la période couverte et sa date limite. Les recettes sont à enregistrer pendant ce délai initial, même si aucune déclaration n’est encore attendue.
Installez une routine pour les échéances suivantes
Ensuite, les déclarations s’effectuent au plus tard à la fin du mois suivant la période concernée. La démarche est tout de même obligatoire lorsque votre chiffre d’affaires est nul.
Le montant à renseigner correspond aux recettes encaissées hors taxes. Les dépenses professionnelles ne viennent pas en déduction. Si vous exercez plusieurs activités, répartissez les sommes dans les rubriques prévues.
Avant de valider, comparez le total avec votre livre. Conservez la confirmation et prévoyez le paiement des cotisations. Pour connaître le détail de ces obligations, consultez les fiches de Service Public consacrées aux obligations comptables du micro-entrepreneur et à la facturation.
